Ett regelverk som ändras sent i processen är dyrare än ett som är känt från start

Formen är låst. Verktygen är beställda. Och sent i processen upptäcker någon att en regel eller standard produkten måste uppfylla inte är avklarad. Den situationen är vanligare än den borde vara, och den är dyr på ett sätt som sällan syns förrän det redan hänt.

För handhållna och handstyrda maskiner finns till exempel krav på att vibrationsvärden ska anges i bruksanvisningen, enligt Arbetsmiljöverkets regler för maskiner. Ett krav som är enkelt att uppfylla om det finns med redan när formen och mekaniken designas. Samma krav blir betydligt svårare, och ibland kostsamt, att uppfylla om det upptäcks efter att produkten redan är färdigkonstruerad och vibrationsnivåerna visar sig ligga för högt.

Ett annat exempel som är på väg att förändra spelplanen för hela branschen: den 20 januari 2027 träder EU:s nya maskinförordning, 2023/1230, i kraft och ersätter det tidigare maskindirektivet. Produkter som utvecklas nu, med sikte på lansering efter det datumet, behöver konstrueras mot det nya regelverket, inte det gamla, annars riskerar hela CE-märkningsprocessen att behöva göras om.

Mönstret är detsamma i båda fallen. Ett regelkrav som är känt från start blir en del av konstruktionen, på samma sätt som materialval och tillverkningsmetod. Ett regelkrav som upptäcks sent blir istället en konflikt mellan det som redan är byggt och det som faktiskt krävs, och den konflikten löses sällan billigt.

Det gäller för övrigt lika mycket för mindre, obemärkta regelförändringar som för stora och uppmärksammade. Även mindre justeringar i befintliga standarder, som en uppdaterad mätmetod eller ett skärpt gränsvärde, kan i praktiken kräva samma typ av omkonstruktion som en helt ny förordning, trots att förändringen i sig knappt uppmärksammas utanför den krets som arbetar direkt med regelverket.

Situationen förvärras av att flera regelverk just nu är under förändring samtidigt. Ett bolag som utgår från vad som gällde för fem år sedan riskerar att missa både skärpta krav och nya tidsgränser, eftersom förändringstakten i lagstiftningen ökat i takt med att fler produktkategorier fått uppdaterade EU-regler de senaste åren. Det som en gång var en stabil grund att konstruera mot har på flera håll blivit rörlig mark.

Det som gör detta extra lurigt är att regelverken ofta ligger utanför det egna bolagets kärnkompetens. Ett bolag som är experter på sin produkt är sällan lika insatt i vilka standarder och förordningar som styr just den produktkategorin, särskilt när regelverket självt är under förändring, som det är just nu inom flera områden.

Det finns dessutom ett mönster i vilka projekt som drabbas hårdast. Ju längre ett projekt drivs internt, utan extern granskning av regelkrav, desto senare upptäcks ofta bristerna, för att ingen i teamet har som huvuduppgift att bevaka just den frågan. Regelkrav är sällan intressanta att läsa på fritiden, och de konkurrerar om samma tid som formgivning och funktion, som oftast vinner den prioriteringen tills det är för sent.

Kostnaden för att upptäcka ett krav sent handlar sällan bara om pengar för omkonstruktion. Den handlar om tid, om en lansering som skjuts upp medan produkten görs om, och om förtroende hos återförsäljare och kunder som redan räknat med ett visst datum.

Det finns också en skillnad mellan att uppfylla ett krav och att kunna visa att man uppfyller det. Ett bolag kan ha gjort rätt tekniska val utan att ha dokumentationen som bevisar det, vilket i praktiken är nästan lika illa som att inte ha gjort rätt val alls, den dagen någon frågar efter underlaget. Dokumentation som byggs in i processen från start är billig. Dokumentation som ska rekonstrueras i efterhand, för beslut som fattades för länge sedan, är både dyr och osäker.

Det enkla, om än inte alltid bekväma, svaret är att kartlägga vilka regelverk och standarder som gäller för den egna produktkategorin innan konstruktionen låses, inte efter. Det är sällan ett stort jobb i sig. Det stora jobbet är att komma ihåg att göra det, i ett skede där fokus naturligt ligger på funktion och form, inte på paragrafer.

Gör en enkel övning den här veckan. Lista alla beslut i pågående projekt som redan är låsta, till exempel beställda verktyg eller fastställda material. Jämför listan mot vilka regelkrav ni faktiskt har kontrollerat mot varje beslut. Punkter utan bock är de som riskerar att bli dyra upptäckter längre fram.